El COVID19 nos ha impuesto un cambio en nuestros canales de comunicación. La situación de distanciamiento social nos obliga a comunicarnos por otros métodos para sustituir el contacto cara a cara. Entre ellos en muchas ocasiones destaca la comunicación por email con nuestros compañeros de trabajo.
Por lo tanto, vamos a analizar las preguntas que debes hacerte antes de comenzar a redactar un correo.
¿Es necesario hacer uso de la comunicación por email?
Puede parecer la pregunta más simple, pero no lo es. La necesidad está directamente conectada con el objetivo. Debes analizar tus objetivos y sobre ellos decidir la oportunidad y la necesidad enviar ese email.
Hay objetivos que plantean pocas dudas, si tu objetivo es “dejar rastro” de alguna actuación, manifestar tu disconformidad o conformidad con algo de forma expresa… pueden ser ejemplos de objetivos que justifiquen el envío.
¿Son varios temas? ¿Los puedo enviar en el mismo email?
Si tienes que enviar un correo con varios temas que no tienen relación, lo idóneo sería enviar un correo por cada tema.
De esta forma evitarás que cuando busquen la información o reenvíen el correo se “enturbie” la información y sea mucho más fácil para quien lo recibe comprender la información de forma sencilla.
Haz las cosas fáciles, la comunicación por email puede ser muy útil pero también puede generar desorden y pérdida de información si no se hace un buen uso de ella.
¿Es útil lo que estoy enviando?
Aunque el concepto de utilidad puede ser muy relativo, debes preguntarte si la información que vas a enviar es útil para alguien.
Cuando leemos un correo o cuando alguien nos habla analizamos la utilidad de lo que oímos, si no lo consideramos interesante nuestra atención se reduce a la mera cortesía.
¿Existe otro medio más efectivo que la comunicación por email para el tema que quiero tratar?
Para conseguir tu objetivo, la transmisión de la información, puede que sea mucho más efectivo realizarla por otro canal.
Te planteo un ejemplo:
Quieres convocar una reunión y tanto tu agenda como la de la otra persona está muy saturada. Mandas el email el lunes y le propones dos horas y dos días de esa misma semana para poder reuniros.
El/la destinatario/a lee el correo por la tarde y te contesta que no puede ninguno de esos dos días y te plantea otros días y horarios. Tú lees el correo por la mañana y tampoco te viene bien su propuesta, la semana va pasando y no consigues cerrar una reunión.
¿No hubiera sido más práctico, y sobre todo efectivo, una llamada por teléfono y teniendo los dos las agendas delante cerrar esa reunión? Seguro que sí.
¿A quién debo enviar el email?
Tienes que seleccionar a las personas a las que va dirigido el correo y en calidad de qué: envío directo, en copia o en copia oculta. Al receptor del mensaje le influirá de forma muy distinta y su atención no será la misma dependiendo de donde le sitúes tú como emisor de esa información.
¿Comunicación por email individual o colectiva?
¡Mucho cuidado cuando envíes correos colectivos! ¿Están todos los receptores de acuerdo con que su dirección de correo electrónico se dé a conocer a todos los remitentes del correo?, todo ello sin entrar en aspectos legales relacionados con la Protección de Datos.
¿Qué consecuencias puede tener tu email?
Otro aspecto importante en el que debes reflexionar es el de las consecuencias que puede tener tu email al enviarlo
Piensa antes sobre las consecuencias, debes otorgarte un tiempo de “sosiego” y de análisis de las consecuencias y del correo en sí.
Para terminar, te contaré una pequeña historia que te puede servir tanto para tu vida profesional como para la personal: Las tres preguntas de Sócrates.
Las tres preguntas de Sócrates
Un día, cuenta la historia, estando Sócrates sentado reflexionando llegó un conocido suyo y le hizo la siguiente pregunta:
—Sócrates, ¿sabe usted lo que acabo de oír acerca de uno de sus estudiantes?
—Espera —le espetó el filósofo—. Antes de contarme nada me gustaría formularte tres preguntas. La primera tiene que ver con la verdad —anunció—, ¿estás seguro de que lo que vas a contarme es cierto?.
—No —respondió el joven—, acaban de contármelo.
—Es decir, que no sabes si es cierto o no —contestó Sócrates—. Ahora la segunda pregunta, que tiene que ver con la bondad: lo que vas a decirme de mi estudiante, ¿es algo bueno?.
—No, pero…
—Por lo tanto —interrumpió Sócrates—, ¿vas a decirme algo malo de otra persona, a pesar de no estar seguro de si es verdad o no?
El joven, avergonzado, asintió. Sin embargo, al viejo filósofo aún le quedaba una pregunta por formular.
—La tercera pregunta tiene que ver con la utilidad —dijo Sócrates—. Lo que vas a contarme de mi estudiante, ¿será provechoso para alguien?.
—No, en realidad…
—Bien —continuó Sócrates—, lo que quieres contarme es algo que no sabes si es cierto, que no es bueno y que ni siquiera es de provecho para nadie. Entonces, ¿por qué hablar sobre ello? Vete de aquí con tus infundios y bulos.
No hace falta mucha explicación a esta enriquecedora historia, simplemente piensa en las consecuencias que puede acarrear lo que vayas a comunicar antes de hacerlo.
